Perchè installare un fax server?

Un fax server è un PC, con installato un'apposito software, al quale è collegato un modem in grado di ricevere e spedire fax tramite linea telefonica.

Che cosa fa?

Consente di usare il fax aziendale tramite internet/intranet, vedere i fax ricevuti, comporre e spedire nuovi fax tramite un efficiente web editor archiviando automaticamente i documenti in entrata ed in uscita.
E' particolarmente utile per fornire al personale, ovunque si trovi, tutti gli strumenti di lavoro comunemente disponibili all'interno dell'azienda.

Quindi:

inviare i fax

• dal server (broadcasting);
• come e-mail attachment;
• da client *NIX,Windows,Mac collegati in rete ;
• mediante interfaccia Web;

ricevere i fax:
• mediante e-mail come immagine tiff o documento pdf allegato;
• utilizzando client o interfaccia Web;

Il sistema di web fax che abbiamo realizzato si basa su un applicativo open source che gestisce con affidabilità di livello enterprise tutti i fax in entrata / uscita dai PC di al quale abbiamo interfacciato un applicativo WEB da noi realizzato che ne consente l'uso delle principali funzioni tramite Internet.

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Il sistema integra una gestione di gruppi ed utenti, questo vuol dire che:

• ciascun utente è in grado di inviare fax dal proprio PC, effettuando da qualsiasi applicazione una stampa su una stampante di rete 'Fax Server', questo riduce notevolmente i tempi di produzione di un fax (dall' attuale stampa su carta + invio del fax + archiviazione si passa ad un semplice processo di stampa su fax server ed archiviazione automatica del documento), riducendo di conseguenza l'impiego di materiale cartaceo in azienda.

• ciascun utente del sistema informativo è in grado di vedere tramite Web le proprie code di fax in entrata ed in uscita, questo rende notevolmente più semplice l'accesso alle informazioni, ed agevola l'ubiquità del personale.

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Archiviazione dei fax

Il fax server funge da sistema di archiviazione automatico di tutti i fax inviati tramite PC e di tutti i fax ricevuti dall'azienda. Per ogni documento sono memorizzati su Database tutte le informazioni di invio/ricezione (nome mittente o numero da cui il fax è arrivato, linea telefonica impiegata, tempo di invio / ricezione, tentativi errati, esito, data / ora, ecc.) e viene prodotto un documento PDF accessibile tramite web o da una directory del web server.

Gestione delle linee telefoniche

Il fax server è in grado di gestire n linee telefoniche e di indirizzare i fax ricevuti ad un differente gruppo di utenti, a seconda della linea da cui il fax è arrivato. Questo vuol dire che il fax server può essere collegato alle stesse linee cui sono collegati i fax dei diversi uffici e svolgerà le seguenti funzioni:
• ricezione di tutti i fax in arrivo provenienti da qualsiasi linea (la funzione di risposta automatica dei fax presenti negli uffici dovrà essere disattivata in quanto i vecchi fax serviranno soltanto per l'invio di documenti cartacei)
• invio di tutti i fax in uscita provenienti dai PC degli utenti, utilizzando per l'invio la linea fax associata all'utente.

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Perchè il ritorno al fax?

L'utilizzo "esagerato" dell'e-mail ed il suo abuso (spam) ha fatto si che perdesse un po' di efficacia: spesso i messaggi di posta elettronica rimangono in attesa di essere "aperti" per giorni, le richiesta di "conferma di lettura " vengono ignorate e a volte le e-mail inviate "si perdono" nella rete, mentre difficilmente, se arriva un foglio sulla nostra scrivania, non gli diamo almeno un'occhiata ed il rapporto del fax di avvenuta trasmissione è abbastanza affidabile.

Per questi motivi, magari per l'invio di particolari documenti o comunicazioni, si preferisce utilizzare il fax, ovviamente in maniera più evoluta rispetto al passato, tramite il fax server.

Per esempio, molti nostri Clienti, chiedono di poter:

• "smistare" automaticamente i fax in arrivo , inviandoli tramite posta elettronica a persone/uffici diversi;
• stampare automaticamente, anche su più stampanti, i fax ricevuti;
• archiviare automaticamente su hard disk o altri supporti, i fax ricevuti;
• allegare automaticamente i fax ricevuti alla cartella del Cliente;
• pubblicare i fax in una cartella condivisa di Exchange;
• ...tutte le cosa sopradescritte insieme :-)

E noi riusciamo ad accontentarli!

 

Contattateci per saperne di più.

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Soluzione HylaFAX

HylaFAX è un sistema di classe enterprise per l’invio e la ricezione di fax oltre che per l’invio di pagine alfa-numeriche.

Il software è progettato per architetture client-server. I modem fax possono risiedere su una singola macchina o su una rete e i client possono inviare un lavoro in uciscta fa ogni altra macchina sulla rete. Il software client è progettato per essere leggero e semplice da trasferire.

HylaFAX è progettato per essere molto robusto ed affidabile. Il fax server è progettato per la salvaguardia da crash inaspettati nel software, nella configurazione, nell’hardware e nell’uso generale. HylaFAX può supportare molteplici modem e un carico di lavoro pesante.

Se si prevede di inviare più di un fax al giorno, allora HylaFAX è il prodotto fax adatto.

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Caratteristiche

HylaFAX offre le seguenti funzionalità:

• Invio di un fax a molteplici destinatari (Fax Broadcasting)
• Ricezione di una risposta per posta elettronica assieme all'esito della spedizione
• Ricezione di un fax e invio di una email con fax in allegato (Fax-to-Email Gateway)
• Invio di una fax tramite invio di posta ad uno specifico indirizzo (Email-to-Fax Gateway)
• Consegna automatica di fax all'interno della rete (Fax Distribution and Fax Routing)
• Stampa automatica dei fax ricevuti
• Utilizzo di più linee telefoniche, con la possibilità di specificare quali dedicare all'invio e/o ricezione dei fax

 

Hardware compatibile

• Modem hardware interni ISA e PCI
• Linmodems interni ISA e PCI (Lucent, PCTel, Conexant, Intel/Ambient)
• Modem USB esterni
• Modem seriali interni multiporta
• Modem ISDN, T1
• Modem proprietari (BrookTrout Fax Boards, AVM Fritz!)

E' preferibile utilizzare modem esterni seriali principalmente per due motivi:

• E' possibile collegare molti modem utilizzando schede multiseriali (i modem interni normalmente non hanno la possibilità di impostare IRQ diversi da 3 e 4 e quindi non permettono di installare più di due modem sul server HylaFAX).
  
• I modem esterni sono dotati di una serie di indicazioni luminose che rende semplice capire a colpo d occhio se il modem sta funzionando e che cosa sta facendo.

Il software HylaFAX può utilizzare dei fax modem di classe 1, 2, 2.0 e 2.1. Vi è una importante differenza tra i modem classe 1 e quelli di classe 2, 2.0 e 2.1. Nei modem di classe 2, 2.0 e 2.1, un apposito chip contenuto nel modem gestisce la comunicazione.

In questo modo, il computer a cui il modem collegato non governa la trasmissione o la ricezione del fax in modo diretto ma la demanda al modem. I modem di classe 1, invece, sono generalmente più economici ma non contengono hardware speciale per l'invio di fax e quindi hanno bisogno di un controllo maggiore da parte del computer cui essi sono collegati. Come è ovvio, se la CPU del computer sta eseguendo altri processi mentre viene spedito o ricevuto un messaggio fax, è possibile che nei dispositivi di classe 1 non vengano rispettati alcuni timings che sono fondamentali per una buona trasmissione e/o ricezione e quindi che il fax fallisca o che si interrompa.

Alla luce di queste considerazioni è sempre buona cosa utilizzare modem di classe 2, 2.0 e 2.1, soprattutto in un ambiente in cui vengono ricevuti o spediti molti fax, su più linee. Se si ha a disposizione un modem di classe 1 è consigliabile incrementare la potenza del PC.

Contattateci per saperne di più.

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