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Come faccio a gestire i fax via e-mail?

Prima di tutto dovremmo capire che cosa si intende per "gestione fax via e-mail".

Gestire la ricezione è abbastanza semplice: il fax viene convertito in pdf e inviato via e-mail ad un utente specificato.

La spedizione e' un'altra storia, di solito viene inviato il documento come allegato ad un indirizzo di e-mail in formato particolare, tipo 0301234556@dominio.fax, il fax server converte l'allegato in immagine e lo spedisce al numero 0301234556.

La differenza tra un fax server e l'altro e' il formato dei documenti allegati che vengono supportati e come va inviata la mail (numero di fax dentro l'oggetto, dentro il corpo della mail, dentro il documento stesso come scritta, come nome del file allegato, nel formato 030123456@dominio.fax, fax: 030123456, 030123456@fax, 030123456-fax@dominio.it, 030123456@fax.dominio.it e via cosi… questo formato e' fondamentale perché la maggior parte dei gestionali/software che permettono l'invio automatico di fax supportano un solo sistema e quindi è necessario trovare un fax server adatto).

Il fax server linux che utilizziamo (Hylafax), come "formato e-mail" supporta tutto : purtroppo come allegati gestisce bene solo il formato pdf.
Altri server supportano anche word, excel e poco altro.

Preferiamo la stampante virtuale per l’invio da pc: praticamente e' come la stampante pdf di acrobat, ma invece di chiedere dove salvare il file, chiede il numero di fax a cui spedire.

E con le stampanti fax virtuali cominciano i problemi dei fax in uscita, perche' di client per hylafax ce ne sono circa una 15ina, di cui alcuni gratuiti e altri commerciali (vanno dai 30 ai 120 euro a client).

Quelli che utilizziamo piu' spesso sono 2 gratuiti:

- Winprint hylafax: e' una stampante virtuale e basta, interfaccia molto carina e semplicissima,consente solo di inserire manualmente il numero di fax a cui spedire la stampa e creare una semplice rubrica locale (non condivisibile in alcun modo). Come rubrica non si integra con nulla, e' proprio un software nudo e crudo. Non funziona sui terminal server.

- Hylapex: e' un client da installare che permette di vedere le code dei fax in uscita sul fax server, rischedularli, annullarli, rimandarli. Visualizza sia quelli spediti che quelli ricevuti con un suo visualizzatore interno. Crea una stampante virtuale, concettualmente simile alla precedente: la differenza è che invece di chiedere il solo numero di destinazione è possibile specificare quando inviarlo, la priorita', la qualita', si puo' scriverci sopra "a mano" con uno strumento simile a paint, consente di creare rubriche locali e di rete (le rubriche sono collegabili via odbc direttamente a un database, in modo da accedere al volo all'anagrafica del gestionale).

Di contro il software è piu' complesso graficamente e quindi meno user-friendly e ci si impiega più tempo per l’installazione. Funziona su terminal server.

Nessuno dei due software precedenti si "attacca" alla rubrica di outlook, nessuno di quelli gratuiti lo fa, e solo 2 di quelli commerciali, che tra l'altro costano veramente parecchio.

Le conferme o gli errori di spedizione arrivano in ogni caso via e-mail, con il fax spedito in allegato, quindi è possibile utilizzare la posta elettronica anche come archivio fax in ingresso/uscita.

Per il fax-server serve hardware particolare?

Diciamo che basta un personal computer "normale" sui 500 euro, chiaramente se il cliente ha esigenze di alta disponibilità e vuole che il fax non si fermi mai, si deve utilizzare un server vero, con raid e dischi sas.

I modem ("fisici") analogici che utilizziamo sono dei Multitech seriali piuttosto costosi ma sono praticamente indistruttibili (il produttore li garantisce 10 anni) e sono fatti apposta per i fax, sono meglio di qualsiasi altra cosa abbiamo provato negli ultimi anni.

A questi va aggiunta una scheda seriale pci: non utilizziamo mai le seriali dei server e in alcuni casi anche quelle dei pc fanno le bizze. In questo caso, occhio al numero di slot pci disponibili sul pc: alcuni hanno solo 2 slot pci e quindi al max si possono attaccare 4 modem.

I modem isdn sono veramente un problema, oltre al fatto che costano molto: le più economiche circa 400 euro mentre le schede fax isdn professionali (brooktrout) vanno dai 1500 euro in su per una linea e richiedono driver per hylafax che costano quasi 1000 euro.

Attualmente stiamo testando un sistema che consenta di utilizzare gateway isdn-voip con Hylafax, utilizzando i modem virtuali per un progetto con 16 linee.

Come sono configurati i Vs. fax server?

Come configurazione di base la macchina esce dal laboratorio gia' con:

  • il servizio fax2mail attivo;
  • la possibilita' di inviare fax da stampante virtuale;
  • modem gia' configurato per ingresso/uscita;
  • spooler di stampa attivo;


Dal cliente normalmente eseguiamo le attività di personalizzazione:

  • configurazione email e formato invio di fax2mail;
  • configurazione tagline, numero fax, composizione numero x
  • centralino, etc;
  • configurazione utenti per invio fax;
  • configurazione stampante per stampa automatica fax;
  • test vari per invio/ricezione;
  • installazione stampante virtuale su vari pc;
  • configurazione email client sui pc per ricezione fax.

E' possibile fare installazioni personalizzate del fax server?

Diciamo che le installazioni del fax server sono sempre personalizzate e siamo comunque in grado di effettuare anche " configurazioni esoteriche"!


Per esempio, un Cliente ci ha chiesto di configurare 16 modem, con gruppi di modem in ingresso e uscita riservati a specifici utenti/uffici, in modo che se per esempio l'ufficio contabilita' dovesse spedire centinaia di fax, non vada a saturare tutti e 16 i modem, ma solo il suo gruppo di modem di uscita (4 linee).


Poi ogni utente deve poter specificare il numero di telefono con cui il fax si deve presentare dall'altra parte e deve anche essere diverso l'identificativo sull'intestazione della pagina (questo sia per le stampe da windows/office/openoffice che dal gestionale su as400).


In ingresso i fax in alcuni casi vanno stampati, in altri archiviati su un file server, convertiti in formati particolari e i file vanno rinominati secondo specifiche, in ogni caso vengono inviati via email, ma a seconda della linea da cui entrano vanno inviati a persone o gruppi diversi.

Un altro cliente ci chiesto la possibilita' di spedire di fax direttamente da alcune fotocopiatrici/scanner multifunzione (consentivano di salvare una copia del documento su un file server e di specificare il nome del file utilizzando il touch panel della multifunzione, quindi salvavano utilizzando come nome file il numero a cui spedire il fax).

La cosa interessante e' che finora, qualsiasi cosa il cliente ci abbia chiesto, siamo riusciti ad accontentarlo e questo indica che il software e' estremamente flessibile (oltre al fatto che siamo anche capaci ad utilizzarlo ;-)

Con il fax server posso spedire qualsiasi documento?

Praticamente riusciamo a gestire quasi tutto, le uniche vere limitazioni (insuperabili e quindi vanno segnalate al cliente fin da subito) sono nei formati degli allegati supportati nel servizio mail2fax (stiamo cercando di integrare openoffice con il gateway di posta, per supportare anche doc e xls, ma la conversione di documenti complessi da winword a openoffice non e' proprio splendida, quindi non siamo molto fiduciosi) e nell' "interfaccia" di amministrazione del sistema che e' a linea di comando :) quindi c'e' ben poca possibilita' che il cliente finale riesca ad effettuare anche delle piccole modifiche.

Di positivo resta il fatto che, una volta installato secondo specifiche, a parte modificare un paio di file di testo con l'elenco utenti, il cliente non ha bisogno di cambiare altro.

Posso utilizzare la rubrica di Outlook con il Vs. fax server?

Le stampati virtuali gratuite non si integrano con outlook, per quanto non si possa proprio considerarla una limitazione, se è necessario integrare con Outlook, si possono acquistare software commerciali che ovviamente fanno aumentare il costo finale dell'installazione.

Contattateci per saperne di più.

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